Konferencja prasowa to jeden z najlepszych sposobów na tworzenie relacji z dziennikarzami. Trzeba jednak pamiętać, że aby stworzyć pozytywny wizerunek firmy, takie spotkania muszą spełnić kilka istotnych warunków. Profesjonalizm przede wszystkim!

  1. Zaciekaw

Zanim przystąpimy do organizacji prasowego spotkania należy zadać sobie pytanie, czy to co mamy do powiedzenia dziennikarzom na pewno ich zainteresuje. Brak „newsa” czy tzw. raport ze standardowych działań z pewnością jest kiepskim pomysłem. Wyróżnić i umieścić nas na pierwszych stronach gazet może za to nowość, rekord czy podpisanie umowy. Przemówienia ubarwi krótka prezentacja, którą dziennikarze znajdą także
w przygotowanych wcześniej press pack-ach.

  1. Zaproś

W przypadku, gdy sytuacja nie jest „awaryjna” zaproszenie na konferencję prasową powinno dotrzeć do dziennikarzy z wyprzedzeniem. Jeśli nie mamy bazy adresów konkretnych dziennikarzy, zajmujących się danym tematem, to mail skierować możemy na skrzynkę ogólną redakcji. Niestety czasem nie gwarantuje to obecności jej przedstawiciela. Ważne by konferencję zaplanować na taką godzinę, która pasuje wszystkim dziennikarzom. Nie za wcześnie dla gazet i nie za późno dla telewizji. Przed zaplanowaniem terminu konferencji prasowej warto sprawdzić czy w tym samym czasie w mieście nie dzieje się coś ważnego, co może odwrócić uwagę od naszego wydarzenia.

  1. Zaaranżuj

Wbrew pozorom ustawienie sali to punkt o ogromnym znaczeniu. Operatorzy kamer, fotoreporterzy – o nich też trzeba pamiętać. Zróbmy tak, by tło do zdjęć było ciekawe i tematyczne. To co znajdzie się na stole prezydialnym, również nie jest bez znaczenia. Ustawiając krzesła nie zapomnijmy o zrobieniu miejsca na kamery. Acha, stół z drobnymi przekąskami i kawą z pewnością wprawi dziennikarzy w dobry humor 😉

  1. Zaplanuj

Konferencja prasowa, jak każde zebranie, powinna mieć z góry założony przebieg. Ważna jest zatem osoba prowadząca, którą nie boi się mikrofonu i przywita gości, przedstawi osoby za stołem prezydialnym, poprosi ich
o zabranie głosu, a następnie będzie moderatorem rozmowy z dziennikarzami.

  1. Zapewnij

Gospodarze i najważniejsi goście konferencji prasowej nie mogą zniknąć zaraz po słowach „Jeśli nie ma już więcej pytań, to dziękujemy Państwu”. Wielu dziennikarzy, a szczególnie radiowych i telewizyjnych, potrzebuje indywidualnych nagrań i bezwzględnie trzeba im to umożliwić.

Przestrzeganie tych pięciu zasad nie zawsze sprawi, że trafimy na „jedynki”. To przede wszystkim element dobrego PR firmy, a to jak wiemy często przynosi o wiele większe korzyści. Jeśli w firmie nie ma osób, które już kiedyś organizowały konferencje prasowe, oczywiście przestrzegając najważniejszych zasad, warto zaufać profesjonalistom. Źle zorganizowane spotkanie z mediami może bowiem przynieść więcej strat niż korzyści.

Autorką tekstu jest Joanna Massalska z Agencji TurnOn, która przez lata współpracowała z dziennikarzami organizując wiele eventów wystawienniczych na skalę europejską.